Facturación

En éste formulario es donde se controlan todos los talones o facturas emitidas por Empresa en todas sus sucursales:

En éste formulario, se pueden realizar  fácilmente los talones, para crear un nuevo talón  solo se hace un clic en el botón "Agrega un Registro" de la Barra de Operaciones de Registro o con la combinación de teclas calientes [CTRL N].

Al añadir un nuevo registro, el sistema asignará de manera automática la fecha y hora en  que se esta generando el nuevo talón, reconocerá la dirección IP de la máquina   donde se esta realizando el registro y como dato fundamental la Sucursal y el Usuario quién lo esta documentando. 

Posteriormente  se alimenta la ruta del viaje, presionando el botón se desplegará el catalogo correspondiente a todas las rutas recorridas en los viajes, en caso de que no exista la ruta se puede dar de alta en el formulario.

Une vez seleccionada la Ruta, se especifica el Operador encargado del Viaje, para seleccionarlo se presiona el botón , esta opción le brinda al usuario seleccionar a un operador de entre la lista de operadores disponibles en la empresa. El formulario que aparecerá es el que se muestra a continuación.

Si el nombre del Operador no figura en el catálogo puede ser dado de alta para su registro. Una vez seleccionado el operador si este ya tiene asignado un vehículo el campo número económico se llenará automáticamente, en caso de que el viaje sea en un vehículo diferente al predeterminado entonces de entre la lista de claves se puede seleccionar cualquier otra unidad.

Inmediatamente después, se selecciona la empresa quién remite la mercancía, Remitente, con el botón identificado con la imagen de la lupa se abrirá el catalogo de Clientes, en este catálogo se podrá seleccionar de entre la lista el cliente quién remite la carga o mercancía, este catalogo también funciona como los anteriores para capturar los datos del cliente en caso de no este dado de alta, pueden hacer búsquedas ya sea con ayuda de la Barra de búsquedas, o bien, para optimizar la búsqueda se puede usar el buscador que se encuentra en la parte inferior del mismo formulario y se identifica por la Leyenda "Razón Social o Dato a Localizar" se escribe la razón social y se presiona [ ENTER] o bien se da clic en el botón para iniciar la búsqueda del dato escrito, en caso de que encuentre una primer coincidencia y pero no sea el registro adecuado se presiona el siguiente botón para reiniciar la nuevamente la búsqueda dentro del catalogo de clientes.

Posteriormente, se llena el campo del Destinatario, el procedimiento es el mismo que cuando se llena el campo de Remitente. Una vez llenado estos campos se define el lugar de  acopio y el lugar de entrega, con la ayuda del botón de búsqueda para asignar el lugar de acopio se abrirá nuevamente el catalogo de Clientes posicionándose automáticamente en el registro del Remitente, en la sección Otras direcciones de ese Cliente se selecciona marcando la casilla correspondiente la dirección destinada para recoger la carga que se llevará en el viaje; El mismo procedimiento sucede al asignar la dirección en donde se dejará la carga, con ayuda del botón de búsqueda se abrirá el catalogo de Clientes en el registro especifico del Destinatario y en la sección de otras direcciones se marca o se captura la dirección de entrega que será usado como referencia en el talón.

Una vez especificado estos datos, se asignan las Condiciones de Pago, esta condición definirá a quién se le hará el cargo por el flete, existen cinco condiciones de pago diferentes y se enlistan a continuación:

1. Pagado

2. Por Cobrar

3. Por Cobrar Regreso

4. Por Cobrar Contado

5. Cobrar a Terceros

La primera indica que el Flete ya fue Pagado y que lo hizo el Remitente del talón, los importes correspondientes los iguala a cero. La condición de pago Por Cobrar y Por Cobrar Contado  indica que el cargo se hará al Destinatario. Por Cobrar Regreso el cargo lo hará al Remitente una vez que se haya realizado el viaje, y la última condición de pago, Cobrar Terceros permitirá que se asigne el cobro a un Cliente distinto al Destinatario o Remitente.

Cabe mencionar que de acuerdo a la Condición de Pago seleccionada se definirán los campos de Documentos a Cobro y Sucursal a Cobro de manera automática y dependiendo del cliente (en casos de que hayan sido previamente definidos en el catalogo de Clientes), con la bondad de ser marcados algún otro documento faltante o bien permitir el cambio de la Sucursal encargada del Cobro del Flete por causas extraordinarias.

A continuación se detalla la carga:

 Con auxilio de los botones , se abren espacios en el detalle para indicar la cantidad de artículos, clase de articulo o carga y el contenido de la misma, pueden ser usados estos espacios para hacer algún otro tipo de indicación.

Como paso siguiente se definen los importes del flete con el botón , se desplegará un formulario para definir los importes que causan el viaje, los conceptos se pueden elegir de entre la listas que presentan los cuadros desplegables y en sus respectivas áreas se asignan las cantidades a cobrar.

Conforme se asignen los conceptos y sus respectivos importes, se estará realizando el cálculo respectivo al Subtotal, el impuesto por Iva, Retención en su caso y el Total general.

Todos los elementos de captura antes mencionados son necesarios para emitir correctamente un talón, con la falta de alguno de ellos no se permitirá la emisión impresa del talón.

Cuando se emite la impresión del talón correspondiente se crea de manera automática el Cuenta por Cobrar del viaje, el cargo se hace al remitente o al destinatario o a Terceros según la condición de pago, como se explico en párrafos anteriores.

Cabe mencionar que al momento de imprimir el talón el registro se inhabilita, es decir se cierra, para que no exista posibilidad de hacer cambios al menos que sea solo por el Administrador del Sistema o aquellos Usuarios que tengan Nivel 1.