Catálogos del Siavet
El Siavet esta compuesto por una serie de catálogos que son de gran ayuda para acelerar el proceso de captura en otros módulos, por ejemplo, al estar elaborando un Talón en el Módulo de Facturación si previamente esta completo el catalogo de Operadores y Rutas la elaboración de talón será mas rápido y podremos despachar a un Cliente con mayor rapidez, cabe señalar también, que la mayoría de los talones pueden ser actualizados desde el módulo donde son llamados, por ejemplo, regresando al caso de la elaboración de talones si al seleccionar el catálogo de operadores, el operador del viaje aún no esta dado de alta, la persona quien este elaborando el talón puede registrarlo sin problema alguno.
También es importante mencionar que el uso de los formularios en cuanto a captura de información trabajan de manera similar, lo cual permite que cualquier usuario pueda aprender de forma rápida como alimentar al Sistema. A continuación se describe el funcionamiento de los principales Catálogos del Sistema Siavet.
En este catalogo se establecen las rutas de los viajes que se realizan en la empresa.
Se enlistas dos columnas identificadas por sus cabeceras como Origen y Destino, para agregar una ruta al Catalogo se presiona el botón de nuevo de la Barra de Operaciones de Registros o con las teclas calientes [Ctrl + N], inmediatamente se abrirá un apartado en la Sección de Datos Generales para proceder a la captura de la ciudad o entidad de origen y del destino de la ruta.
El sistema asignará un código o clave al registro, el cual es un consecutivo que identificará a ese registro dentro de la base de datos, como dato adicional se puede especificar el total de kilómetros que se necesita recorrer entre un lugar a otro.
El catalogo de giros nos permite crear clasificaciones como por ejemplo en la Cartera de Clientes, al ingresar a un cliente lo podemos clasificar de acuerdo al Sector Productivo o Giro al que pertenezca, como puede ser giro de Restaurantes, Educativo, Zapaterías, etc.
Este catalogo permite capturar las diferentes cuentas bancarias que usa le empresa para Depósito de los Ingresos, por default aparecerá un listado de los bancos registrados, para agregar una Institución Financiera más, se auxilian de la Barra de Operaciones de Registros, al hacer clic en el botón Nuevo, se abrirá un apartado en la Sección de Datos Generales para ingresar el nombre de la Institución, dirección y la cuentas de banco que se tengan abiertas en la Institución.
En la Sección Mas Información, se puede capturar el nombre del contacto y el cargo del mismo, así como también teléfonos y extensiones adicionales, u observaciones que se puedan registrar de importancia para la empresa.
Catálogo de Tipos de Documentos en Cuentas por Cobrar
Este catálogo permite definir los conceptos por los cuales se están efectuando ingresos en el Módulo de Cuentas por Cobrar, por ejemplo, al imprimir un Talón en el Módulo de Facturación se crea una Cuenta por Cobrar de manera automática y el tipo de documento que crea por default es Recibo, esta descripción se puede cambiar de acuerdo a las disponibles en este catálogo, los cuales pueden ser Cuenta por Cobrar, Abono, Nota de Crédito, Aplicación de Anticipo, etc.
Este catálogo permite definir los tipos de formas en que se puede recibir un pago, como por ejemplo Cheque, Contra Recibos, etc.; este catálogo es utilizado como auxiliar cuando se recibe un pago de un talón en cobranza.
Catálogo auxiliar del Módulo de Contrarecibos que permite definir el nombre de las personas quienes reparten los talones.
Este catálogo permite capturar información que puede ser utilizada en la emisión de los talones, por ejemplo, si desea que se imprima una leyenda especial u observaciones que necesite se imprime en una serie de facturas y que no es propia del formato de la factura, entonces se registra un párrafo en este catálogo, posteriormente al emitir un talón puede seleccionar el párrafo que desee aparezca en la impresión, cabe señalar que en el Módulo de Facturación aparecerá solo la clave que identifica al párrafo. La clave que identifica a un párrafo es un consecutivo en orden ascendente que se asignará de manera automática cuando se crea un registro.
Este catálogo es de gran importancia para el Siavet, ya que de él podemos clasificar las operaciones que se realizan en cada una de las Sucursales que conforman la Empresa. Por default como en los anteriores catálogos que se han explicado, aparecerá el listado de los registros, para ingresar un nuevo registro y capturar el nombre de la Sucursal se usa el botón Nuevo de la Barra de Operaciones de Registros o bien con la ayuda de las teclas calientes ctrl. + N, inmediatamente después aparecerá la sección de formulario con los campos disponibles para la captura del nombre de la sucursal.
Para la elaboración de un talón se definen los importes a cobrar por el viaje a realizar, estos importes se definen en este catalogo a través de una descripción que son usados en la elaboración de los talones.
Si algún importe causa Retención, se marca la casilla causa retención que aparece en la parte inferior del campo de captura de la descripción del importe.
El catálogo de Agencias permite registrar la agenda de proveedores de vehículos.
Este apartado permite llevar un control de las llantas de los vehículos de la empresa, de tal manera que se pueden identificar por una clave y especificar las condiciones de las mismas, fechas de evaluación el tipo de rhin con el numero de serie que le corresponde etc.
Catalogo auxiliar para la captura de vehículos, permite capturar la clasificación de los diferentes tipos de remolques con los que cuenta la empresa.
En este Catalogo se registran los usuarios del sistema Siavet, en primer lugar aparecerá el listado de los nombres de todos los usuarios dados de alta, cuando se ingresa a un usuario nuevo se abrirá la Sección Usuario el cual permitirá capturar el Nombre del Usuario, Id o Ficha, Inciales, Password y se podrá asignar un Nivel.
El Password admite ingresar números y letras con una longitud máxima de 10 caracteres, se recomienda que se usen combinación de los dos, así como letras capitalizadas y en minúsculas, dependiendo del nivel al que se le asigne a un usuario podrá realizar ciertos procesos ó quedará restringido, los Niveles de Acceso que se manejan en el sistema son los siguientes:
1. NAS 1. Se le asigna normalmente al Administrador del Sistema o bien a los dueños de la Empresa.
2. NAS 2. Personal Directivo. Asignado al personal con puestos gerenciales.
3. NAS 3. Personal Operativo. Personal de trafico o cuentas por cobrar, etc.
4. NAS 4. Personal con acceso limitado.
5. NAS 5. Personal dado de baja.
6. NAS 6. Personal con acceso de "solo lectura".
Posteriormente se especifica las áreas de acceso de acuerdo al Perfil del usuario. Por ejemplo, el Personal de Facturación debería de tener los siguientes atributos: Nas. 3. Áreas de acceso: Factura a Clientes, Sustituye Facturas, Accesa Módulo de Reportes, esto es para que entre al Módulo de Facturación y pueda emitir los talones, correspondientes, en caso de sustitución de facturas por cambios de Razón social u ajustes de importes se marca la casilla Sustituye Facturas, y el acceso a Módulo de Reportes para emitir su reporte de facturación diaria o por períodos.
