Almacenes

En esta sección del Sistema se pretende controlar de manera básica las entradas y salidas de productos que sean adquiridos en la empresa para uso interno de la flota o unidades, como refacciones, accesorios, herramientas etc. Esto es a través de catálogos básicos como productos, almacenes y sencillos módulos para registrar las entradas a almacenes como talleres  y las salidas a  las unidades mismas.

Para controlar los inventarios procedemos a lo siguiente.

En el Menú Almacenes | Catálogo de Grupos, especificamos en primera instancia la clasificación de nuestro inventario es decir el grupo o familia de los productos que se tengan en existencia y que se quieran controlar. También podemos subdividirla en Marcas a través del Menú | Catálogo de Marcas. Posteriormente usamos el Catálogo de Productos donde se indica de manera descriptiva el inventario. Con estos sencillos pasos tenemos preparada la lista de productos para ingresarla al o los almacenes. Si se tienen identificados a mas de un almacén podemos registrarlos en el Catalogo de Almacenes.

Describiremos a continuación los elementos de la sección Almacenes:

Catálogo de Proveedores.

Este catálogo permite registrar la agenda de los Proveedores de las refacciones, accesorios, etc, Por default se presentarán los registros de las Empresas proveedoras, este formulario cuenta también con la barra de búsqueda alfabética identificada con los botones etiquetados de la A a la Z, si desean encontrar algún proveedor con la letra R se ubicará en el primer registro que comience con la letra R, este formulario también obedece a las instrucciones emitidas por la Barra de Búsqueda de Registros.

Cuando se localiza el registro, aparecerá la sección de Datos Generales con los datos previamente capturados, al ingresar un registro nuevo tendremos el formulario en las sección mencionada con los campos listos para ser capturados.

 

En la Sección Mas Información, podemos especificar contactos o teléfonos adicionales, días de crédito, etc.

Catálogo de Almacenes

    Para ingresar el nombre de los Almacenes de la Empresa se entra a este apartado, es necesario señalar que los almacenes una vez que se ingresan no pueden ser eliminados ya que son referencias en los inventarios de donde se ubican físicamente los artículos.

Catálogo de Grupos

    Este catalogo permite establecer clasificaciones de los productos que se quieran controlar en el Inventario, al entrar al Catálogo veremos el listado de las familias:

    Para ingresar un grupo se usa la Barra de Operaciones de Registros de la que se ha venido hablando anteriormente.

 

Catálogo de Marcas

Catálogo auxiliar para la captura de productos. Las marcas existentes se enlistas al entrar al catálogo en orden alfabético. El catalogo de marcas al igual que el de Grupos se pueden actualizar de manera automática desde la captura de productos.

Catálogo de Unidades

   

Se puede definir la unidad en que se maneja un articulo del inventario, por ejemplo bolsa, litros, metros, paquete, etc.

 

Catálogo de Productos

    Para ingresar los productos a controlar en el Inventario se accesa a este apartado, aparecerá el listado de los artículos dados de alta.

En éste formulario, se pueden encontrar fácilmente los artículos que se desee localizar, existen varias formas, haciendo clic en el grupo de artículos correspondiente y/o haciendo clic también para seleccionar una marca específica, se desplegarán los artículos que cumplen con la selección; también se puede introducir el código o número de parte en el campo código, para localizarlo.

Para añadir un nuevo artículo solo se hace un clic en el botón "Agrega un Registro" de la Barra de Operaciones de Registro o con la combinación de teclas calientes [CTRL N].

Al añadir un nuevo registro, nos aparece el formulario con los datos generales del Artículo:

El Siavet agrega automáticamente un número de código único para identificar el artículo, éste código es de uso interno del sistema y también puede servir para referencia del artículo.

En los campos de Grupo y Marca es donde se especifican el Grupo y la Marca del artículo, al ir escribiendo en estos campos, el Siavet va desplegando automáticamente los datos ya existentes en estos catálogos; si se escribe un nuevo Grupo o marca, al oprimir la tecla [ENTER] el Siavet los agrega automáticamente al catálogo correspondiente, también si se prefiere se puede oprimir el botón (... ) para seleccionar desde una lista el dato deseado.

En el campo Parte N°, es donde se especifica el número de parte con el que los Proveedores o nuestros clientes identifican el artículo, también puede ser utilizado para capturar en el el código de barras del producto.

En el campo Unidad, se especifica la unidad de medida del artículo, existe un catálogo de unidades donde se pueden añadir o modificar las unidades.

La Descripción del Producto o Servicio que especifique será la que aparecerá en las partidas en los módulos de Entradas y Entregas cuando agregue éste artículo.

El botón Duplicar en el formulario del artículo, permite duplicar el registro del artículo para posteriormente realizar modificaciones que distingan a un artículo de otro, por ejemplo si se tienen 5 artículos con descripciones similares resulta más fácil duplicar el registro y modificar solo los datos que cambian entre un artículo y otro.

 En la parte superior del formulario hay varias pestañas, en las que se pueden ver las diferentes operaciones en las que el artículo seleccionado ha estado involucrado, en proveedores vemos la lista de las operaciones de Entrada en las que se ha adquirido el producto, en Notas, podemos escribir todo tipo de detalles y descripciones adicionales del artículo.

Compras

Por omisión las Entradas por Compras son listadas consecutivamente por su número de control (N° Ctrl. = número de compra) si  se escribe el número correspondiente en el campo inmediato, el sistema buscará automáticamente la operación correspondiente. 

En la parte superior, derecha, tenemos un menú desplegable con la Selección de índices, donde podemos seleccionar la manera en la que será ordenada la lista de compras: N° de Control,  Nombre del proveedor, Nombre del responsable de la compra y la fecha de alta, la lista se presentará inmediatamente ordenada de acuerdo a su selección.

En la base de la pantalla, se nos presentan botones de búsqueda rápida de la A a la Z, si hacemos clic con el ratón encima de uno de estos botones, la lista nos posiciona en el registro cuyo proveedor empiece con la letra a la que se le hizo clic.

Cuando encontramos el registro que necesitamos, podemos dar clic en la pestaña superior que dice Datos de la Operación y se nos presentará el formulario con todos los detalles de la compra correspondiente.

Para añadir un nuevo registro de compra, se hace un clic en el botón "Agrega un nuevo registro" en la Barra de Operaciones de Registro, o con la tecla caliente [CTRL N]. Se seleccionará automáticamente el apartado de Datos de la Operación, con el formulario listo para registrar la Entrada:

Primero debemos seleccionar el Proveedor, si oprimimos el botón se nos presentará el Catálogo de Proveedores para seleccionar el proveedor correspondiente, si éste no se encuentra registrado lo podemos registrar sin necesidad de salir del módulo de compras.

El Siavet asigna automáticamente el número consecutivo de compra y la fecha de alta del registro. El botón con la letra "N" permite agregar partidas si se conoce el código o número de parte del artículo. El botón Agregar, nos desplegará la ventana de búsqueda de la Lista de Precios al encontrar y seleccionar el artículo para agregarlo como partida se oprime el botón Aceptar, el artículo será agregado automáticamente en la lista de partidas. En la lista de partidas si hacemos un clic sobre el renglón en la columna Cantidad podemos especificar la cantidad de artículos que vamos a manejar en ésta operación. El botón Quitar permite eliminar la partida que se tenga seleccionada.

Cuando el Proveedor nos hace entrega de los artículos comprados, haciendo clic en el botón del campo Recibo el sistema le asignará automáticamente un número de recibo de mercancía para nuestro control y nos preguntará en que almacén le daremos entrada a los artículos recibidos, posterior mente nos presentará el formulario de entradas para especificar los detalles.

 

Entregas

Con ayuda del modulo de Entregas se pueden emitir salidas del Almacén a las diferentes unidades o bien salidas de herramientas a mecánicos, etc; para controlar los inventarios.

 Se enlistaran las diferentes entregas realizadas al entrar al módulo, se pueden hacer búsquedas de algún registro con auxilio del campo que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario, se cuenta con la opción de buscar por No. de Control (Numero de interno que asigna el sistema al crear un nuevo registro), Devolución, o Remisión (Entrega),  al seleccionar alguno de estas opciones se coloca el numero en la parte izquierda y se presiona [ENTER], el sistema buscará el registro correspondiente, en caso de que se encuentre lo llevará a la sección Datos de la Salida donde puede encontrar el detalle de la salida.

También se puede ordenar la información en base a los siguientes índices: No. Control, No. de Salida, Número Económico o bien Fecha de Registro.

Para añadir un nuevo registro de Salida, se hace un clic en el botón "Agrega un nuevo registro" en la Barra de Operaciones de Registro, o con la tecla caliente [CTRL N]. Se seleccionará automáticamente el apartado de Datos de la Salida, con el formulario listo para registrar la Entrada:

 

 

Primero debemos seleccionar el No. Económico, si oprimimos el botón (...)  se nos presentará el Catálogo de Vehículos para seleccionar a la unidad a la que se le asignarán los artículos, si éste no se encuentra registrado lo podemos registrar sin necesidad de salir del módulo de salidas.

El Siavet asigna automáticamente el número consecutivo de salida y la fecha de alta del registro. El botón con la letra "N" permite agregar partidas si se conoce el código o número de parte del artículo. El botón Agregar, nos desplegará la ventana de búsqueda de la Lista de Precios al encontrar y seleccionar el artículo para agregarlo como partida se oprime el botón Aceptar, el artículo será agregado automáticamente en la lista de partidas. En la lista de partidas si hacemos un clic sobre el renglón en la columna Cantidad podemos especificar la cantidad de artículos que vamos a manejar en ésta operación. El botón Quitar permite eliminar la partida que se tenga seleccionada.

Cuando se realice entrega de los artículos, se procede a hacer un clic en el botón (...)  del campo Salida el sistema le asignará automáticamente un número de Salida de mercancía para nuestro control y abrirá el formulario de Remisión de artículos, donde podemos especificar de que almacén se realizará la afectación del Inventario.

Si posteriormente se registran devoluciones de artículos para reingresarlos al Almacén se procede a realizar una devolución, al presionar el botón (...) de la devolución se podrá especificar los elementos  (que hayan salido previamente) se requieren devolver al Almacén. Cuando se presiona el botón de devolución  se abrirá el siguiente formulario:

 

Para devolver algún articulo en la columna A devolver se especifica la Cantidad, se escoge el Almacén de recepción y se presiona el botón Registrar Entradas.