Ventas

En éste módulo es donde se registran y controlan todas las operaciones de ventas que tengan lugar, desde una cotización para ventas de mostrador a clientes hasta la facturación o remisión correspondiente, al entrar al modulo, en primera instancia se desplegarán todas las operaciones realizadas, como se muestra a continuación:

Por omisión las operaciones  son listadas consecutivamente por su número de control (N° Ctrl. = número de venta) en la parte superior izquierda se encuentra  un menú desplegable que permite seleccionar los diferentes estados en que se encuentra la operación, N° de Control o Cotización, Pedido, Factura, Recibo ó Devolución, si se escribe el número correspondiente en el campo inmediato, el sistema buscará automáticamente la operación correspondiente.

En la parte superior derecha, tenemos un menú desplegable con la Selección de índices, donde podemos seleccionar la manera en la que será ordenada la lista de ventas: N° de Control, N° de Pedido,N° de factura, N° de Remisión, Nombre del Cliente, Agente de Ventas, Fecha de alta del Registro, por Clave del Cliente, y Sucursal quién realizo la operación, la lista se presentará inmediatamente ordenada de acuerdo a su selección.

En la base de la pantalla, se nos presentan botones de búsqueda rápida de la A a la Z, si hacemos clic con el ratón encima de uno de estos botones, la lista nos posiciona en el registro cuyo Cliente empiece con la letra a la que se le hizo clic.

Cuando encontramos el registro que necesitamos, podemos dar clic en la pestaña superior que dice Datos de la Operación y se nos presentará el formulario con todos los detalles de la Venta.

Para añadir un nuevo registro de Venta, se hace un clic en el botón "Agrega un nuevo registro" en la Barra de Operaciones de Registro, o con la tecla caliente [CTRL N]. Se seleccionará automáticamente el apartado de Datos de la Operación, con el formulario listo para registrar la Venta:

Nos aparecerá un cuadro de diálogo el cual nos permitirá seleccionar el Tipo de Moneda y el cálculo del IVA para esa operación, seguido a esto se presentará una lista de los servicios en operación que no han sido facturados y pendientes de relacionarse a una venta, al seleccionar uno y aceptar la operación crearemos una venta para el folio de servicio seleccionado, si cancelamos podremos continuar la operación como una venta de mostrador o simplemente cancelar la alta.

En éste apartado se registra la operación de venta, y podemos darle el seguimiento correspondiente desde una sencilla cotización al cliente, y pasar por los diferentes estados de la venta, como pedido, remisión o factura, y devoluciones en su caso, así como también llevar el control de los cobros al cliente en su sección de Crédito.

Cuando se registra una nueva operación por default el Sistemal MasAdmin Talleres Automotrices asignará automáticamente el número consecutivo de venta y la fecha de alta del registro, también tomara la  Sucursal predeterminada para esa terminal de trabajo, si desea configurar una sucursal diferente se procederá a cambiar en utilerías configuración del sistema, la nueva sucursal  para esta terminal.

Posteriormente procedemos a seleccionar el Cliente, el cual se puede registrar  oprimimos el botón , y se abrirá el Catálogo de Clientes, seleccionamos el Nombre o la Razón Social correspondiente, y presionamos el botón de aceptar, si es un nuevo cliente  y no se encuentra en la lista, entonces se procede a darlo de alta en el catalogo sin salir del modulo de Ventas.

Si desea registrar el Agente de Ventas quién  cierra operaciones con ese Cliente en particular, lo podrá realizar usando un menú desplegable que se encuentra de lado derecho con los nombres de los Agentes de Ventas registrados, seleccione el correspondiente y listo.

A un lado del campo fecha, se encuentran una serie de botones que se identifican con las letras "R","*", y "D", respectivamente; si hacemos clic en el primer  botón, podremos especificar las referencias de la Venta: Condiciones de Pago, No. de Requisición del Cliente o especificar el Libre a Bordo.

En el botón identificado con el carácter "*",  crea un compromiso a partir de los datos de esa operación, que es un registro con la fecha, hora y los datos del cliente, en el cual se puede dar seguimiento a la operación:

Cada vez que se inicie sesión en el MasAdmin Talleres Automotrices, de acuerdo al usuario para quien fue creado el compromiso aparecerá un aviso indicándole que tiene compromisos pendientes de concluir.

El sistema tiene la bondad de registrar nuevas operaciones basándose en registros anteriores de manera rápida, esto es usando la opción de Duplicar, indicado por la letra D, , el sistema creará una nueva operación con el detalle del registro anterior  listo para modificar lo necesario para concluir la operación.

Para agregar el detalle de la venta, lo puede realizar de dos formas: la primera opción es con el botón identificado por la letra "N", que le permitirá agregar las partidas por código o numero de parte del artículo, la segunda opción el el botón Agregar, el cual desplegará la ventana de búsqueda de la Lista de Precios, se selecciona el articulo que necesita y presiona el botón de Aceptar, y el articulo se agregará a la lista de partidas.

En la lista de partidas por cada una de ellas podrá especificar en la columna Cantidad el numero de artículos que va a vender, podrá cambiar el precio del articulo en la columna Precio, de manera manual o bien presionando el botón derecho del mouse sobre esa columna y seleccionado el precio adecuado.

Si desea eliminar alguna partida de la lista de partidas únicamente seleccione la partida y presione el botón Quitar.

Podrá también accesar a detalles del producto o partida seleccionada presionando el botón Ver.

Los botones %+ y %-  permiten respectivamente agregar como partidas los Cargos y los descuentos o bonificaciones que le otorgue a su Cliente.

Si tenemos varias partidas, con el botón "O" podremos ordenarlas manualmente de acuerdo al criterio del usuario.

El sistema calcula automáticamente el Subtotal, IVA y Total de la operación.

En éste momento, la información capturada en la operación de venta puede tener varias funciones, en el recuadro de la derecha:

Impresión de Documentos podemos seleccionar el tipo de documento que se va a imprimir:

    Solicitud de Cotización del Cliente
    Orden de Pedido
 

Si desea imprimir una cotización para su Cliente, seleccione el informe que dice Cotización de entre la lista, y presione el botón de impresión , también antes  de Imprimir el documento  podemos ver una vista preliminar haciendo clic en el botón ,en el caso del informe de Cotización este puede ser impreso en un archivo y enviada al correo electrónico del Cliente haciendo clic en el botón .

Si se va a imprimir una Orden de  Pedido, será necesario primero hacer clic en el botón que se encuentra a un lado del campo de Pedido, al hacer clic, el sistema le asignará el consecutivo de pedido y la fecha actual, si el Pedido por algún motivo es cancelado, se le puede indicar al sistema marcando la casilla que dice Cancelada a un lado del campo fecha del Pedido, al igual que la cotización la Orden de Pedido puede ser enviada por correo electrónico del Cliente.

Cuando realizamos una venta de mostrador para productos sin existencias, podemos registrar  Back Orders para los productos que estén pedidos y en los cuales la existencia no es suficiente. Para generar las orden de Compras para los productos pedidos ingrese a Menú Archivos | Control de Back Orders.

Para remisionar la venta y dar salida de los artículos vendidos del Almacén correspondiente,  se presiona el botón que se encuentra de lado derecho del campo fecha de la remisión, el sistema MasAdmin Talleres Automotrices abrirá el modulo de salida de Almacén:

En la parte superior del formulario aparecerán las partidas cargadas a la venta con las cantidades solicitadas por el Cliente, en la parte media se indica el Almacén predeterminado en la afectación de inventarios para esa terminal, al presionar el botón Registrar Salidas  se hará la afectación del inventario creando un histórico de salidas por cada artículo afectado, si un artículo se agota y queda en ceros el sistema emitirá un mensaje indicando que el artículo esta "Agotado" , si no se completa la cantidad de artículos solicitados por el cliente con la existencia actual de ese articulo el resto quedará Pendiente de entrega, estos podrán ser sacados del inventario cuando hayan existencias en el Almacén en  una nueva operación de salida, hasta que se complete la entrega de todos los artículos.

Si de entre los artículos a entregar, existen productos que sean "Serializados" (ver la lista de precios) en éste formulario se tendrá que especificar por cada uno de  de ellos el número de serie correspondiente y registrar su salida.

Podrá emitir un reporte de Pedimento de Mercancía o Remisión de Mercancía a Almacén, seleccionándolo en la parte inferior del formulario.  Terminada la afectación del inventario presionamos el botón aceptar y regresaremos a la operación de ventas, para emitir el reporte de remisión o nota de venta correspondiente o bien la factura si el cliente así lo desea.

Si solo se le entregará al Cliente una Remisión, se selecciona de entre los documentos de impresión el Informe Remisión y se emite la impresión. Si el Cliente desea factura se deberá de presionar el botón que se encuentra a lado derecho del campo de fecha de factura para que el sistema emita el consecutivo siguiente de factura, este consecutivo se configura en la sección de Utilerías  configuración, para que los consecutivos del sistema coincidan de manera automática con el consecutivo del documento impreso,  al igual en la sección  mencionada, se podrá configurar la serie y el consecutivo  de facturación por terminal.

Una vez que al sistema se le indica que la operación es facturada, creará de manera automática un documento por concepto Cuenta por Cobrar, con el cliente correspondiente y el importe total de la factura, el sistema preguntará si desea verificar si existen bonificaciones pendientes con el Cliente para ser aplicadas en la creación de las cuentas por cobrar. En el catalogo de Clientes se puede especificar.

En le catálogo de Clientes se puede especificar el número de días de crédito que se le otorga a cada Cliente, éste número de días es sumado automáticamente a la fecha actual y nos hace la cuenta por cobrar con fecha de pago al límite de días otorgados, si la fecha de vencimiento cae en sábado o domingo el sistema permite trasladar el pago al próximo lunes inmediato.