Compras
En éste módulo es donde se registran y controlan todas las compras que se realicen, al seleccionarlo se presenta la lista de operaciones de compras:
Por omisión las compras son listadas consecutivamente por su número de control (N° Ctrl. = número de compra) en la parte superior hay un menú desplegable que permite seleccionar entre N° de Control, Orden de Compra, Factura, Recibo ó número de devolución, si se escribe el número correspondiente en el campo inmediato, el sistema buscará automáticamente la operación correspondiente.
En la parte superior, derecha, tenemos un menú desplegable con la Selección de índices, donde podemos seleccionar la manera en la que será ordenada la lista de compras: N° de Control, Orden de Compra, factura, Nombre del proveedor, Nombre del responsable de la compra y la fecha de alta, la lista se presentará inmediatamente ordenada de acuerdo a su selección.
En la base de la pantalla, se nos presentan botones de búsqueda rápida de la A a la Z, si hacemos clic con el ratón encima de uno de estos botones, la lista nos posiciona en el registro cuyo proveedor empiece con la letra a la que se le hizo clic.
Cuando encontramos el registro que necesitamos, podemos dar clic en la pestaña superior que dice Datos de la Operación y se nos presentará el formulario con todos los detalles de la compra correspondiente.
Para añadir un nuevo registro de compra, se hace un clic en el botón "Agrega un nuevo registro" en la Barra de Operaciones de Registro, o con la tecla caliente [CTRL N]. Se seleccionará automáticamente el apartado de Datos de la Operación, con el formulario listo para registrar la compra:
En éste formulario es donde podemos controlar y dar seguimiento a toda la operación de compra, desde que solicitamos una cotización al proveedor y levantamos la Orden de Compra hasta la entrega de los productos.
Primero debemos seleccionar el Proveedor, si oprimimos el botón
se nos presentará
el Catálogo de Proveedores para seleccionar el proveedor correspondiente,
si éste no se encuentra registrado lo podemos registrar sin necesidad de salir
del módulo de compras.
El MasAdmin Farmacias asigna automáticamente el número consecutivo de compra y la fecha de alta del registro.
A un lado del campo fecha, está un botón con la letra "R" si hacemos clic en éste botón, podremos especificar las referencias de la compra: número de pedimento, fecha de embarque y aduana.
El botón con la letra "N" permite agregar partidas si se conoce el código o número de parte del artículo.
El botón Agregar, nos desplegará la ventana de búsqueda de la Lista de Precios al encontrar y seleccionar el artículo para agregarlo como partida se oprime el botón Aceptar, el artículo será agregado automáticamente en la lista de partidas.
En la lista de partidas si hacemos un clic sobre el renglón en la columna Cantidad podemos especificar la cantidad de artículos que vamos a manejar en ésta operación, también se puede hacer un clic en el renglón de la columna Costo para modificar el costo que el sistema trajo por omisión del la lista de precios.
El botón "AV" permite agregar partidas desde un control de ventas, por ejemplo si antes de comprar los artículos, los cotizamos previamente podemos especificar el número de venta y el sistema automáticamente agregará los artículos a las partidas de la compra.
El botón Quitar permite eliminar la partida que se tenga seleccionada.
El botón Ver o haciendo doble clic en la partida correspondiente nos desplegará el formulario de la lista de precios con todos los datos del artículo seleccionado.
Los botones %+ y %- permiten respectivamente agregar como partidas los Cargos y los descuentos o bonificaciones que nos haga el proveedor.
Si tenemos varias partidas, con el botón "O" podremos ordenarlas manualmente de acuerdo al criterio del usuario.
El sistema calcula automáticamente el Subtotal, IVA y Total de la operación.
En éste momento, la información capturada en la operación de compra puede tener varias funciones, en el recuadro de la derecha:
Impresión de Documentos podemos seleccionar el tipo de documento que se va a imprimir:
Solicitud de Cotización al Proveedor
Orden de Compra
Cuentas Por Pagar
Si se va a imprimir la Orden de Compra, será necesario primero hacer clic
en el botón 
que
se encuentra a un lado del campo de Orden de Compra, al hacer clic, el sistema
le asignará el consecutivo de Orden de Compra correspondiente y la fecha actual,
si la Orden de compra por algún motivo es cancelada, se le puede indicar al
sistema marcando la casilla que dice Cancelada a un lado del campo fecha
de la Orden de Compra.
Antes de Imprimir el documento seleccionado haciendo clic
en el botón 
podemos ver una vista preliminar haciendo clic en el botón
en el caso de la
Orden de Compra, puede ser impresa en un archivo y enviada al correo
electrónico del Proveedor haciendo clic en el botón
Una vez realizada la compra, podemos capturar el número de la Factura que nos entregue el Proveedor y la fecha de la Factura. Si por algún motivo la factura es devuelta o cancelada, se puede especificar marcando la casilla Cancelada a un lado de la fecha de la factura. Al capturar la Factura, el sistema nos preguntará si deseamos verificar si existen bonificaciones pendientes en las cuentas por pagar con éste proveedor, de tal suerte que pueden ser aplicadas durante la creación de la cuenta por pagar misma que se genera automáticamente después de introducir el número de la Factura. En le catálogo de Proveedores se puede especificar el número de días de crédito que nos da cada Proveedor, éste número de días es sumado automáticamente a la fecha actual y nos hace la cuenta por pagar con fecha de pago al límite de días otorgados por el Proveedor, si la fecha de vencimiento cae en sábado o domingo el sistema permite trasladar el pago al próximo lunes inmediato.
Cuando el Proveedor nos hace entrega de los artículos comprados,
haciendo clic en el botón
del campo
Recibo el sistema le asignará automáticamente un número de recibo de
mercancía para nuestro control y nos preguntará en que almacén le daremos
entrada a los artículos recibidos, posterior mente nos presentará el formulario
de entradas al almacén para especificar los detalles:
Si entre los artículos recibidos, nos entregan artículos que sean "Serializados" (ver la lista de precios) en éste formulario se tendrá que especificar por cada uno de ellos el número de serie correspondiente, al finalizar se debe hacer clic en el botón Aceptar para dar entrada a los artículos en el almacén, si se hace clic en el botón cancelar, se cancela el recibo y la entrada de los artículos al almacén.